Il formatore giusto parte ascoltando. Perché possa farlo, deve sapere alcune cose sul contesto. Come preparare il briefing e cosa osservare nelle sue domande.
Il briefing con il formatore è l’incontro in cui l’impresa racconta al formatore scelto il contesto del corso: chi parteciperà, perché si fa, cosa deve cambiare dopo. Dura spesso meno di un’ora, ma decide gran parte di come andrà l’aula.
Vediamo cosa dire al formatore, come prepararsi e cosa ascoltare nelle sue domande.
Perché il briefing conta
Un formatore preparato conosce la materia. Quello che non può sapere da solo è la situazione della tua impresa: il team, la storia, i vincoli. Senza queste informazioni anche un ottimo programma rischia di essere generico. Il briefing viene dopo la scelta: per quella, qui trovi le tre domande per scegliere un formatore aziendale.
Chi gestisce la formazione lo nota spesso: prima ancora del metodo, conta quanto il formatore ha capito il contesto. E per capirlo, deve riceverlo.
Cosa dire nel briefing con il formatore
1. Il motivo del corso
Perché lo fate adesso. Una riorganizzazione, un nuovo strumento, un problema emerso, una crescita del team. Il motivo cambia il tono e gli esempi del corso.
2. Chi sono i partecipanti
Ruoli, esperienza, livello di partenza, eventuali differenze nel gruppo. Dire che metà dei partecipanti ha già seguito un corso simile evita di ripetere cose note.
3. Cosa deve cambiare dopo
L’obiettivo concreto, osservabile sul lavoro. “Riunioni più brevi e con decisioni scritte” è più utile di “migliorare la comunicazione”.
4. I vincoli
Orari, turni, spazi, strumenti disponibili, argomenti delicati. Anche le cose che sembrano dettagli, come una sala senza proiettore o un reparto che non può fermarsi per due giorni di fila.
Cosa ascoltare nelle domande del formatore
Il briefing funziona in due direzioni. Le domande che fa il formatore dicono molto su come lavorerà.
Un formatore che chiede esempi di situazioni reali, come verrà misurato il risultato o cosa non ha funzionato in corsi precedenti sta costruendo il corso sul tuo caso. Uno che passa subito al programma standard, senza domande, probabilmente terrà lo stesso corso che tiene ovunque.
Come preparare il briefing
Bastano poche cose: una pagina con motivo, partecipanti, obiettivo e vincoli, da mandare prima dell’incontro; la presenza di chi conosce il team, come il responsabile del reparto; dieci minuti alla fine per concordare come verificare i risultati dopo il corso.
Un esempio di briefing
Un’impresa alimentare ha scelto un formatore per un corso sulla gestione delle riunioni. Il briefing potrebbe essere così.
Motivo: con la crescita dell’impresa le riunioni tra produzione, qualità e logistica sono diventate lunghe e spesso finiscono senza decisioni.
Partecipanti: 9 responsabili di reparto, con anzianità molto diversa. Alcuni hanno già seguito un corso di comunicazione due anni fa.
Obiettivo: riunioni settimanali di massimo 45 minuti, con un ordine del giorno e un verbale di decisioni.
Vincoli: la produzione non può fermarsi, quindi il corso va fatto in quattro mezze giornate, il pomeriggio.
Con queste informazioni il formatore può costruire esercitazioni sulle riunioni vere dell’impresa, invece di casi generici.
Il briefing per tipo di corso
Le domande cambiano a seconda del tema. Per un corso di lingue conta il livello di partenza e le situazioni d’uso: telefonate, email, fiere. Per uno strumento digitale servono i programmi usati nell’impresa e le versioni installate. Per un corso di management conta il modello organizzativo e cosa ci si aspetta da un responsabile. Per un corso tecnico di settore conta l’attrezzatura disponibile e le procedure interne.
Dal briefing all’aula
Un buon briefing riduce le sorprese in aula e rende più facile misurare cosa è cambiato dopo. Se stai ancora cercando il formatore, su MatchForm pubblichi la richiesta con il contesto già descritto e parli direttamente con i candidati: Registrati.
