Se nella tua impresa si usano ChatGPT, Copilot o Gemini per lavoro, c’è un obbligo formativo verso chi li usa. Cosa prevede la norma e come organizzarsi. 

Se nella tua impresa qualcuno usa l’intelligenza artificiale per lavoro, anche solo ChatGPT, Copilot o Gemini per scrivere una mail o riassumere un documento, c’è un obbligo formativo da rispettare. La formazione AI Act nasce dall’articolo 4 del Regolamento UE 2024/1689, il regolamento europeo sull’intelligenza artificiale.

L’obbligo è applicabile dal 2 febbraio 2025 e dal 3 agosto 2026 le autorità nazionali possono verificarne il rispetto. Vediamo cosa chiede la norma, chi riguarda e come organizzare la formazione in modo proporzionato.

Formazione AI Act: cosa chiede l’articolo 4

L’articolo 4 chiede a chi fornisce e a chi utilizza sistemi di intelligenza artificiale di garantire al proprio personale un livello sufficiente di alfabetizzazione in materia di IA. In pratica, chi usa questi strumenti per lavoro deve sapere come funzionano, quali sono i loro limiti e quali rischi comportano.

Il livello richiesto non è uguale per tutti. Va proporzionato alle conoscenze tecniche, all’esperienza e alla formazione delle persone, al contesto in cui gli strumenti vengono usati e alle persone su cui il loro uso ha effetto.

Cosa la norma non chiede

Intorno all’AI Act circolano molte informazioni imprecise. Tre punti aiutano a fare chiarezza.

Nessuna durata minima. Il Regolamento non fissa un numero di ore. Diffida di chi presenta un corso di una durata precisa come “obbligatorio per legge”.

Nessun esame o certificazione di un ente terzo. La formazione si può organizzare anche internamente, purché sia adeguata.

Nessun modello unico. Contenuti e profondità dipendono da quali strumenti si usano e per fare cosa.

Quello che serve, invece, è poter dimostrare che la formazione c’è stata. Per questo conviene documentarla.

Le date da conoscere

L’AI Act non entra in vigore tutto insieme: si applica per fasi, con scadenze diverse a seconda dell’obbligo. Per chi deve organizzare la formazione conviene sapere quali date sono già passate e quali riguardano davvero la propria impresa. Ecco le principali:

2 febbraio 2025: diventa applicabile l’obbligo di alfabetizzazione, insieme ai divieti sulle pratiche vietate.

Agosto 2025: entrano in vigore le regole di governance e quelle sui modelli di IA per finalità generali.

3 agosto 2026: le autorità nazionali di vigilanza possono verificare il rispetto degli obblighi.

Agosto 2027: si applicano gli ultimi obblighi sui sistemi ad alto rischio. Questa scadenza non riguarda la formazione, che è già in vigore.

Chi è coinvolto: fornitori e deployer

Il Regolamento distingue due ruoli principali. Il fornitore è chi sviluppa un sistema di IA o lo immette sul mercato: riguarda poche imprese. Il deployer è chi utilizza un sistema di IA nella propria attività professionale: riguarda quasi tutte.
Usare uno strumento di terzi per lavoro basta a essere deployer. L’obbligo copre chiunque usi l’IA per conto dell’impresa: dipendenti, ma anche collaboratori, consulenti, interinali e stagisti.

Le quattro categorie di rischio

L’AI Act classifica i sistemi di IA in base al rischio: inaccettabile (pratiche vietate), alto (per esempio alcuni usi nella selezione del personale o nel credito), limitato (con obblighi di trasparenza, come i chatbot) e minimo.

L’obbligo di alfabetizzazione vale a prescindere dalla categoria: anche per gli usi a rischio minimo, come tradurre un testo o scrivere una bozza. Cambia però il livello di approfondimento: chi usa l’IA per valutare candidati ha bisogno di una formazione molto più approfondita di chi la usa per correggere un testo.

Come organizzare la formazione in pratica

1. Fai una mappa degli usi

Chi usa l’IA, con quali strumenti, per fare cosa. Spesso si scopre che gli usi sono più diffusi del previsto, e che alcuni strumenti sono usati senza che nessuno lo abbia deciso.

2. Prevedi contenuti diversi per ruoli diversi

Una base comune per tutti, su come funziona l’IA generativa, sui suoi limiti e sui rischi per i dati. Poi approfondimenti per chi la usa in attività più delicate, come il servizio clienti, il marketing o le risorse umane.

3. Scrivi poche regole chiare

Quali strumenti sono autorizzati, quali dati non vanno mai inseriti nei prompt, chi controlla i contenuti prodotti, a chi rivolgersi in caso di dubbi.

4. Documenta

Registro dei partecipanti, programma, date e materiali. È la prova che la formazione è stata fatta e che era adeguata ai ruoli.

Un’occasione, oltre che un obbligo

Formare le persone sull’uso dell’IA non serve solo a rispettare una norma. Chi sa usare bene questi strumenti lavora meglio e commette meno errori. Per questo molte imprese stanno inserendo l’IA nel piano formativo insieme ad altre competenze digitali. Se stai pianificando i corsi dell’anno, puoi partire da un’analisi dei fabbisogni formativi.

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