Rinvio, disdetta e aula dimezzata sono tre situazioni diverse. Cosa scrivere in quattro righe prima di fissare la data, per imprese e formatori.
Un corso di formazione annullato prima o poi capita sia alle imprese che ai formatori. La data si sposta, il gruppo non si forma, un reparto non può fermarsi. Il problema non è tanto che succeda, quanto che a quel punto parta una conversazione che nessuno aveva preparato e che finisce spesso allo stesso modo: qualcuno si sente in credito e nessuno ha niente per iscritto.
In questo articolo vediamo le tre situazioni che si confondono, le quattro righe da scrivere in una mail prima di fissare la data e cosa fare quando il gruppo è più piccolo del previsto.
Corso di formazione annullato: tre situazioni diverse
Dire che il corso è saltato non basta, perché sotto ci sono tre cose diverse. Non pesano allo stesso modo su chi organizza e su chi tiene il corso.
Il rinvio
La data si sposta. Per l’impresa è una data che cambia. Per il formatore è una giornata già bloccata, che con pochi giorni di preavviso è difficile che qualcun altro prenoti.
La disdetta
Il corso non si fa più. Cambia tutto se la comunicazione arriva con un mese di anticipo o con due giorni, e spesso non è stato scritto prima dove sta il confine.
L’aula dimezzata
Il corso si fa, ma con quattro persone invece di dieci. Il formatore ha lavorato lo stesso, e un programma pensato per dieci non funziona per quattro.
Nessuna delle tre è colpa di qualcuno: sono cose che capitano. Il problema è non averne parlato prima.
Le quattro righe da scrivere prima
Non serve un contratto articolato. Serve una mail con quattro frasi, letta da entrambi prima di fissare la data.
- Entro quando si può spostare. Un termine, in giorni. Oltre quel termine la giornata si considera impegnata.
- Cosa succede oltre quel termine. Si recupera in un’altra data, si riconosce una parte del compenso oppure si riconosce tutto. Ne basta una, scelta prima.
- Il numero minimo di partecipanti. E cosa si fa sotto quel numero: il corso si tiene comunque oppure si sposta.
- Le spese già sostenute. Viaggio, alloggio, materiali stampati. Sono soldi già usciti e vanno nominati.
In questo articolo non verranno indicati importi né percentuali, perché dipendono dal formatore, dal corso e dall’accordo. Chi presenta una percentuale come se fosse una regola sta raccontando la propria prassi. Se nulla è stato scritto, valgono le regole generali del Codice civile sul recesso, che prevedono un indennizzo per le spese e per il lavoro svolto: un motivo in più per concordare prima condizioni su misura.
Queste quattro righe si aggiungono ai punti che conviene mettere per iscritto fin dall’inizio, dal programma al compenso. Li trovi nell’articolo sul contatto diretto tra impresa e formatore.
Se il gruppo è più piccolo del previsto
È il caso che fa discutere di più: ne sono venuti quattro su dieci. Il numero minimo si concorda prima, non si scopre la mattina del corso. È l’unica delle quattro righe che riguarda la qualità dell’aula e non solo i soldi.
Chi organizza può fare una cosa semplice: confermare i partecipanti due giorni prima, uno per uno. Le assenze note in anticipo si gestiscono, quelle scoperte alle nove del mattino no.
Perché conviene parlarne prima
Prima è solo organizzazione. Dopo, qualunque cosa si dica sembra una richiesta di soldi o una scusa. Per questo il momento giusto è quello in cui nessuno ha ancora un problema, e vale per ogni tipo di corso: un corso di lingue come uno di sicurezza o di strumenti digitali. Per i corsi finanziati da un fondo, le variazioni di calendario seguono anche le regole dell’avviso: verifica il testo dell’avviso aperto.
È anche un buon modo di cominciare bene la collaborazione. Un formatore che riceve regole chiare, insieme alle informazioni giuste per progettare l’aula, lavora meglio: qui spieghiamo cosa dirgli nel briefing con il formatore.
Dall’annuncio all’accordo
Su MatchForm l’annuncio indica materia, ore, modalità, sede e finestra di date. Più sono chiari date e numero di partecipanti previsti, meno sorprese ci saranno dopo. Qui spieghiamo come scrivere un annuncio per formatori che riceve candidature mirate. Le condizioni del singolo corso si definiscono poi direttamente tra impresa e formatore.
Per cercare un formatore, di qualsiasi materia, o pubblicare il tuo annuncio puoi registrare l’impresa su Matchform.
Contenuto a scopo divulgativo che non offre consulenza contrattuale: le condizioni si concordano tra le parti.
