Prima di scegliere un corso serve sapere di quale formazione ha bisogno davvero il team. Il metodo in quattro passaggi: oggi, meta, gap, priorità.
L’analisi dei fabbisogni formativi è il passaggio che viene prima di qualunque corso. Risponde a una domanda semplice: di quale formazione ha bisogno davvero il mio team?
Senza analisi la scelta si fa a sensazione, in base al corso proposto da qualcuno o a quello fatto l’anno prima. Con l’analisi si parte dai fatti e il budget va dove serve. In questo articolo vediamo il metodo in quattro step, gli strumenti da usare e gli errori più comuni.
Perché fare l’analisi dei fabbisogni formativi
Molte imprese scelgono i corsi partendo dall’offerta: arriva una proposta, sembra interessante, si organizza. Il rischio è formare le persone su temi utili in generale, ma non su quelli che servono a quel team in quel momento.
L’analisi ribalta il punto di partenza. Prima si capisce cosa manca, poi si cerca il corso. Così la formazione diventa una risposta a un problema preciso, ed è più facile anche misurare se ha funzionato.
Step 1: fotografa le competenze di oggi
Si parte da cosa le persone sanno fare adesso, ruolo per ruolo. Non serve uno strumento complesso: bastano le mansioni, le competenze che ciascuna richiede e un confronto con i responsabili.
Le fonti più utili spesso esistono già: valutazioni annuali, errori ricorrenti, richieste o reclami dei clienti, osservazioni dei capi reparto, colloqui con i nuovi assunti.
Si possono aggiungere brevi questionari di autovalutazione o interviste con un campione di persone. L’importante è arrivare a un quadro concreto, non a un elenco di impressioni.
Step 2: definisci dove vuoi arrivare
Il secondo passo collega le competenze agli obiettivi dell’impresa. Un nuovo gestionale, l’apertura verso un mercato estero, un reparto che cresce, una persona che diventa responsabile: ogni obiettivo richiede competenze precise.
La domanda da farsi è: per raggiungere questo obiettivo, cosa devono saper fare le persone tra sei mesi o tra un anno?
Qui è utile coinvolgere la direzione. Gli obiettivi di business sono il motivo per cui si investe in formazione e collegarli in modo esplicito rende più facile ottenere il budget.
Step 3: misura il gap
Il fabbisogno formativo è la distanza tra lo step 1 e lo step 2. Dove le competenze di oggi bastano, la formazione non serve. Dove la distanza è grande, lì c’è il bisogno.
Conviene scriverlo in modo concreto. Non “migliorare la comunicazione”, ma “i capi turno devono saper condurre un passaggio di consegne in dieci minuti”. Non “competenze digitali”, ma “l’ufficio acquisti deve usare in autonomia le tabelle pivot”.
Un gap scritto così è già metà del brief da dare al formatore.
Step 4: dai priorità e scegli
Non tutti i gap pesano allo stesso modo. Si parte da quelli che incidono di più sugli obiettivi o che creano più problemi oggi, e da quelli legati a un obbligo con una scadenza.
Un criterio semplice è incrociare due domande: quanto è grave questo gap e quanto è urgente? I gap gravi e urgenti vanno affrontati subito, gli altri si programmano nel corso dell’anno.
Da qui nasce la lista dei corsi da fare, nell’ordine giusto.
Gli errori più comuni
Il primo è fare l’analisi una volta e non aggiornarla più. I fabbisogni cambiano con l’azienda e conviene rivederli almeno una volta all’anno, di solito quando si prepara il budget.
Il secondo è chiedere solo alle persone cosa vorrebbero imparare. Le preferenze contano, ma vanno confrontate con gli obiettivi e con quello che osservano i responsabili.
Il terzo è fermarsi alla lista dei bisogni senza passare all’azione. L’analisi ha senso solo se diventa un piano.
Dall’analisi dei fabbisogni al piano formativo
Oggi, meta, gap, priorità: è la base di ogni piano formativo. Il passo successivo è metterlo per iscritto, con tempi, partecipanti e budget.
L’analisi serve anche per la formazione finanziata: per usare i fondi interprofessionali bisogna presentare un piano con obiettivi chiari.
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